很多發明人對專利代理申請流程十分好奇，對專利申請文件撰寫文件要求也是十分嚴格，當然，專利工程師與發明人都希望專利可以一次性通過授權。那么代理申請專利文件質量如何保障呢。
從研發工程師頭腦中的技術方案到專利申請文件的最后定稿，必然經歷許多階段，這些階段的設置為專利申請文件質量提供了程序上的保障。企業在專利管理流程中應該重注意各個流程的管控。
(1)方案產生階段。
方案產生階段即企業內部研發部門提供待申請的技術方案。在方案產生階段之前，企業應該培養研發人員的專利申請意識，鼓勵研發人員在工作過程中提出可供專利申請的技術方案，專利部門的工程師也應該早期介入培訓，以提高研發人員提出申請的主動性和積極性。
當研發工程師提出準備專利申請的技術方案時，按照技術交底書的格式進行填寫。由于丁程師往往不具備專利申請經驗，其撰寫的交底材料可能存在許多缺陷。
例如，沒有交代現有技術存在的技術問題，對于現有技術的技術問題存在主觀臆斷的判斷，沒有觀描述現有技術存在的技術問題從而交底書中的技術方案并沒有解決現有技術的技術問題，邏輯錯誤，交底書技術方案交代不清楚，使用了不規范的術語而沒有相應解釋，以及沒有附圖或者附圖不能清楚地顯示技術方案內容等。
專利工程師應該經常與研發工程師進行交流，對其技術交底書的撰寫進行輔導。一份技術方案交代清楚、完整的技術交底書是專利申請文件能夠成功的開始，如果可能，還應該讓工程師盡可能地補充其引證資料。
對于外觀設計專利申請而言，應該檢查各個視圖之間的關系是否正確、圖片和照片是否有不清楚的地方。
(2)方案審查階段。
對于研發工程師提出的專利申請技術方案，應當由專利工程師進行初步審查，以保證交底材料符合基本的要求。在這個階段，主要包括兩個方面：一是對技術交底書的初步審查，，二是對技術方案的初步檢索判斷。
專利工程師的初步審查包括形式審查和實質審查。例如，對技術交底書記載的技術方案的內容是否完善，是否違反《專利法》第5條、第25條的規定等進行初步形式上的審查。
對于形式上和實質上的缺陷，專利丁程師應該對這些問題進行歸納總結后要求撰寫技術交底書的研發工程師進行補充和完善；在沒有把握確認技術方案內容的情況下，應該就技術方案的內容和研發工程師反復確認，保證交底書在形式上符合要求，即至少應該包含背景技術、本技術方案及產生的有益效果三個方面的內容。
如果不符合要求，可要求研發工程師對其技術方案進行補充和完善。該階段是對技術交底書進行不斷完善的階段，需要專利工程程師和研發工程師反復磋商，以保證技術交底書達到初步要求。同時，在審查過程中，還應該對交底書中的技術術語是否規范、附圖是否齊全、附圖是否符合專利法的要求作進一步的檢查。
當專利工程師認為技術方案完整、清楚后即可進行專利檢索分析工作。對技術交底書中的技術方案進行初步檢索，檢索范圍根據專利未來需要保護的地區或者根據企業的目的來確定。檢索判斷的目的在于找到現有技術，并對技術交底書中技術方案的新穎性和創造性進行基本判斷。這個環節是確定專利申請是否繼續進行下去的依據。
對于那些根據檢索結果能夠明顯判斷出缺乏新穎性，并且無法通過補充材料來避開新穎性問題的申請，可以和發明人溝通建議結案處理，以節約程序；對于可以通過補充材料避開新穎性的申請，則可以建議發明人補充材料后進行。
對于創造性的判斷，則可以根據待申請技術方案對企業的重要程度來確定，企業可以根據不同情況進行處理。另外，通過檢索結果，企業還應該建立相關技術領域的專利庫，方便下次相同技術領域申請的檢索工作，進一步提高效率，縮短檢索判斷的周期。
當專利工程師與研發人員對于技術方案有爭議時，可將該技術方案交由技術委員會進行審查判斷，最終由技術委員會作出是否需要申請的決定。技術委員會作出申請決定后即可將交底材料轉由專利工程師負責檢索分析工作。
(3)撰寫專利申請文件階段。
在撰寫文件階段，可將已經通過檢索分析的提案交由外部代理機構或內部代理人員來完成申請文件的撰寫。將專利申請文件主要交由外部代理機構撰寫能使企業專利工程師將工作精力集中在內部交底材料的審核上，這樣能夠保證交底材料能夠更加清楚、完整，使外部代理機構撰寫質量進一步提高，也有利于專利申請文件的后期審核工作。特殊情況下，專利申請文件的撰寫也可由內部代理人員來完成。
在委托外部專利代理機構時，應該把技術交底書以及檢索到的相關現有技術文獻都提供給專利代理機構，并應盡可能地選擇熟悉申請技術方案技術領域的代理人撰寫。當外部專利代理機構返回撰寫好的申請文件后，具體承辦的專利工程師應該對該申請文件進行初步審核，并按照企業專利管理的要求將需要修改的意見反饋給代理人。
經過雙方確認后，專利工程師即可將申請文件轉遞給研發工程師進行確認，以確定申請文件中的技術方案是否正確，并提出修改意見。在實際操作過程中，申請文件可能需要經歷反復的修改后定稿，定稿后即完成本階段的工作。
最后，為了保證外部代理機構的撰寫水平的提高，還應該對撰寫專利申請文件的代理人的申請文件質量進行評價。
(4)確認送件階段。
在專利申請文件撰寫出初稿后，應該指派經驗豐富的專門審核人員對撰寫完成的專利申請文件進行審核，以進一步確保專利申請文件的質量。審核環節是確保專利申請文件質量的最后一環，此階段的審核人員往往由對專利及技術均非常熟悉的人員來擔任。
設置這樣一個審核環節的目的是對專利申請文件從深度上、廣度上進行總體把握，從整體上保證專利申請文件的質量。審核專利申請文件應把重點放在權利要求的范圍是否合適，說明書是否清楚、完整地交代了技術方案，權利要求有沒有得到說明書的支持，以及申請文件內容是否與交底材料中的內容一致等方面。
確認申請文件后即可將申請文件返回發明人確認技術方案是否存在問題。經過發明人對技術方案的確認后，即可將申請文件轉給專利復核人員復核，以對申請文件進行進一步的確認。
